رقم واحد وفريق كامل عليه
هاتف الشركة يعمل حتى يحتاج موظفان أن يردّا معًا. وبعدها تبدأ الأعطال الصامتة: محادثة يظنّ كلٌّ أن غيره ردّ عليها، وموظف يترك العمل ومعه تاريخ العملاء في هاتفه، وأسبوع تمرّ فيه محادثات بلا ردّ ولا أحد يعرف كم كانت.
- الفريق على رقم واحد
- صلاحيات لكل دور
- زمن أول ردّ
الفريق على رقم واحد يحتاج واتساب بيزنس API؛ تطبيق واتساب لا يسمح به.
العطل الذي لا يظهر في أي شاشة
المحادثة التي لم يردّ عليها أحد لا تشكو. فالعميل لا يكتب «لم تردّوا عليّ»، بل يشتري من غيرك بصمت. ولذلك القائمة الوحيدة التي تكشف الخسارة هي قائمة ما لم يُردّ عليه — وهي أول ما يغيب حين يعمل الفريق من هاتف.
الترتيب
انقل الرقم إلى الـAPI
وهو الشرط الذي يجعل الفريق كله يعمل على رقم واحد في الوقت نفسه.
أضف الفريق وحدّد الأدوار
موظف الردّ لا يحتاج أن يرى الفواتير ولا أن يغيّر الإعدادات ولا أن يحذف محادثة.
اضبط التوزيع
بالدور، أو بالقناة، أو يدويًّا. والمهم أن يكون لكل محادثة مسؤول واحد معلوم.
راقب ثلاثة أرقام
زمن أول ردّ، وعدد ما لم يُردّ عليه، ونصيب كل موظف. وهي تكفي — وما زاد عليها يُقرأ مرة ثم يُهمل.
ما يفعله النظام بالفريق
مسؤول لكل محادثة
الإسناد يمنع أن يردّ اثنان على عميل واحد، وأن تبقى محادثة بلا أحد.
صلاحيات بحسب الدور
من يردّ يرى المحادثات، ومن يدير يرى الفواتير والإعدادات. والفصل يحمي الشركة والموظف معًا.
قائمة ما لم يُردّ عليه
أهم شاشة في اليوم، ويجب أن تُفرَّغ قبل الإغلاق. وكل صفّ فيها عميل ينتظر.
زمن أول ردّ
الرقم الذي يشعر به العميل. قِسه قبل أي تغيير وبعده، وإلا لن تعرف هل تحسّن شيء.
أكثر من رقم على صندوق واحد
فرع بأرقامه، أو قسم مبيعات ورقم دعم — كلها في الصندوق نفسه، ولكل رقم بوته وفريقه وتقاريره.
موظف يغادر
تُسحب صلاحيته وتبقى محادثاته وتاريخها في مكانها. ولا شيء يغادر مع هاتفه.
الصندوق مقابل هاتف الشركة
| هاتف واتساب | ArabyBot | |
|---|---|---|
| موظفان يردّان معًا | لا | الفريق كله على الرقم نفسه |
| موظف يغادر | التاريخ يغادر معه | يبقى للشركة |
| ما لم يُردّ عليه أمس | لا تعرفه | قائمة تُفرَّغ يوميًّا |
| صلاحيات | الكل يرى كل شيء | لكل دور صلاحيته |
أسئلة متكررة
كم موظفًا يستطيع العمل معًا؟
على الـAPI لا يحدّ العدد بالتطبيق بل بباقتك. أما على تطبيق واتساب فالعدد قليل جدًّا وبقيود، وهذا وحده سبب انتقال أغلب المتاجر.
هل يستطيع الموظف الرد من هاتفه؟
نعم، من تطبيق المنصة — وليس من واتساب على رقمه هو. فالمحادثة تبقى على رقم الشركة وتاريخها في مكانه.
ماذا يحدث حين يردّ موظف والبوت يعمل؟
ينبغي أن يتوقف البوت فور أن يكتب إنسان في تلك المحادثة، ويعود بعد انتهائها. وهذا سلوك يجب أن تختبره بنفسك قبل أن تطمئن إليه.